Demo 9｜資產追蹤：借用調撥紀錄散落 3 處，一週人工追蹤要花 2 小時

這不是一個要學員做判斷、下決策的案例，而是行政管理處財務部總務課每週都要做的例行工作：資產借用與部門間調撥，散落在「資產清冊（系統登記）」「LINE 群組訊息（口頭借用）」「紙本借用單／調撥單（尚未電子化）」三個地方，總務課同仁每週要花約 2 小時逐筆對，才知道誰借了什麼、還了沒、資產現在實際在哪個部門。這堂 demo 示範把資產清冊＋兩份散亂借用紀錄一次上傳，5–10 分鐘產出一份《資產借用調撥追蹤總表》＋《逾期未還清單》＋《催還通知稿》。這個 demo 的重點不是訓練你做資料異常判讀，資料本身乾淨一致、沒有埋任何錯誤梗——真正的挑戰是能不能把三種完全不同格式（表格、對話紀錄、格式不一的手抄單子）的資料，一次整理成一張乾淨、可以直接拿去用的行政成品，並且分清楚「借用」（暫時性、有預計歸還日）跟「調撥」（永久性、無需歸還，但清冊要同步更新）這兩種性質不同的事。

情境：總務課除了負責電子採購、辦公設備用品管理，也是全公司資產的保管與登記單位。各部門臨時要用投影機、擴音器、工具、空拍機等器材，多半是直接在 LINE 群組跟總務課同仁口頭喊一聲就先拿走；比較久遠、還沒電子化的借用或部門間永久調撥，則留在紙本單子上。資產清冊本身是「系統登記」的狀態，但借用與調撥發生時，清冊不會自動跟著更新——要等總務課同仁人工回頭核對三處資料，才知道「這台資產現在真正在誰手上」。

量化錨點：

「請完成《資產借用調撥追蹤總表》： 1. 只用 G6-10、G6-11、G6-12、G6-13 四份檔案。 2. 從 G6-11、G6-12 抽出每筆借用或調撥事件：資產、對象部門、經辦人、事件日期、預計歸還日。 3. 依 G6-10 清冊與 G6-13 規則比對，標出逾期未還與清冊尚未同步更新的調撥。 4. 列出逾期未還清單（依逾期天數由多到少排序）與催還對象。 5. 輸出資產借用調撥追蹤總表＋3 行主管摘要；不得編造資料。」

複製

0–5 分：交代 Brief

本段重點：

• 開場定調：這個 demo 跟財會對帳、通報補登不一樣，資料本身很乾淨、沒有埋任何錯誤梗——今天要考的是『能不能把三種完全不同格式的資料一次整理乾淨』，這才是總務課每天真正的痛點。
• 強調先讀規則表：G6-13 不是背景資料，是這次追蹤的判準來源——尤其『資料彙整基準日是 2026/07/20』這件事一定要先告訴 AI，不然 AI 只會拿 LINE 對話最後一則的日期（07-18）當作今天，逾期天數全部會算錯。
• 先定義「借用」與「調撥」的差異：借用是暫時性、有預計歸還日；調撥是永久性、資產保管部門真的換了，不需要歸還日，但資產清冊要同步更新。
• 明確限定範圍：只能用 G6-10、G6-11、G6-12、G6-13 這 4 份，不得編造資料、不得假設沒給的聯絡電話或其他細節。

補充說明：這份資料是課程模擬資料，人名、資產編號、借用日期均為虛構設計，不代表台茂真實財產或人員——這不是總務課真實的資產清冊，用途僅限於練習「多來源資料整理」的方法。

檢查點：是否理解借用跟調撥是兩件不同的事

• 好答案的樣子：你能明確說出「調撥沒有預計歸還日，不能拿『有沒有逾期』的規則去套調撥事件」。

5–14 分：執行彙整

本段重點：

• 把 4 份檔案一次上傳，再下指令，而不是分批問。
• 提問方式參考：不要問『有沒有資產不見了』，要問『請從 G6-11、G6-12 逐筆列出借用或調撥事件，依 G6-13 規則判斷目前狀態，標出逾期未還與清冊保管部門需要更新的調撥』。
• 留意檢查重點：

1. AI 有沒有把兩筆永久調撥（碎紙機、發電機）也塞進「逾期未還清單」——調撥沒有預計歸還日，不該被當成異常或忽略； 2. AI 有沒有漏掉 07-01 借出的空拍機——LINE 對話中設營部借走之後，一直到 07-18 都沒有人再提起這件事，是資料裡逾期天數最久（約 17 天）也最容易被人工忽略的一筆，正好示範「沒人跟催」比「有人跟催但還沒還」更危險。

檢查點：是否只看 LINE、漏看紙本單子

• 好答案的樣子：追蹤總表裡出現手推車、折疊會議桌、空拍機電池組、兩筆調撥——這 5 筆事件完全不在 LINE 對話裡，只有紙本單子上才有記錄，如果總表少了這幾筆，代表你只上傳了 G6-10、G6-11，漏了 G6-12。

14–20 分：主管修正

成品：資產借用調撥追蹤總表＋逾期未還清單＋催還通知稿＋3 行主管摘要

本段重點：

• 完成追蹤總表初稿後，主管會用「主管修正」的角度追問，你可以先自我檢查以下至少兩個問題：

1. 「空拍機那筆已經借出 17 天，對話裡後來完全沒人再提，你的逾期清單有沒有抓到？」——這是本段的核心追問，檢查「有沒有漏掉沒人跟催的項目」，而不是只處理對話裡有後續討論的事件。 2. 「碎紙機跟發電機這兩筆是永久調撥，資產清冊上的保管部門要不要更新？有沒有特別標註出來，還是直接把它們塞進逾期清單裡了？」

• 把「催還通知稿」寫具體：每一封都要對應到實際經辦人（例如洪技師、游組長），不能只寫「工務部」「電子商務課」。

好答案長什麼樣：

• 追蹤總表：每個借用或調撥事件一列，欄位至少含「資產編號、資產名稱、事件類型、對象部門、經辦人、事件日期、預計歸還日、實際歸還日、目前狀態」；
• 逾期未還清單：恰好 5 筆，依逾期天數由多到少排序，最久的是空拍機（約 17 天）；
• 3 行主管摘要（例如）：「本次彙整資產清冊、LINE 借用訊息、紙本借用單三處資料，共抓出 13 筆借用調撥事件。其中 5 筆逾期未還，以設營部空拍機逾期約 17 天最久；另有 2 筆永久調撥（碎紙機、發電機）尚未同步更新至資產清冊。建議：5 筆逾期案件即日發出催還通知，2 筆調撥請總務課於本週內完成清冊異動。」

(a) 資產借用調撥追蹤總表（完整成品範例，供你逐項核對自己的答案）

驗算基準：資料彙整基準日 = 2026/07/20；逾期天數 = 基準日 − 預計歸還日（僅借用事件計算，調撥事件不適用）。

(b) 逾期未還清單（依逾期天數排序）

(c) 催還通知稿範例（挑最急迫的一筆示範）

主旨：資產借用逾期提醒——空拍機（TMG-4002）請儘速歸還

何主任您好：

依總務課資產借用紀錄，設營部於 07/01 借用之空拍機（資產編號 TMG-4002），預計歸還日為 07/03，目前已逾期 17 天，尚未辦理歸還手續。

麻煩協助確認設備目前狀況，並於 3 個工作天內送回總務課倉庫（B2），或告知總務課後續使用計畫，以便更新資產紀錄。造成不便，還請見諒，謝謝。

總務課 敬上

(d) 成果驗收清單

• 追蹤總表涵蓋全部 13 筆事件（15 個資產列），每一筆都能回查到 G6-11 或 G6-12 的原始訊息／單據
• 已正確區分「借用」與「調撥」，兩筆永久調撥（碎紙機、發電機）沒有被誤列進逾期未還清單
• 逾期未還清單恰好 5 筆，逾期天數以資料彙整基準日 2026/07/20 計算且排序正確，最久為空拍機（17天）
• 空拍機（TMG-4002）有被抓到，沒有因為對話中後續沒人跟催而被遺漏
• 兩筆調撥（TMG-1102、TMG-3090）有被特別標註「清冊保管部門需同步更新」，而不是只列一列資料就結束
• 催還通知稿逐筆對應到實際經辦人（如洪技師、游組長），不是只寫部門名稱
• 3 行主管摘要含具體數字（13 筆事件、5 筆逾期、2 筆調撥待更新清冊）

徒手驗算逾期天數，並追問「清冊多久沒更新會有風險」

時間允許時，你可以任選 2–3 筆逾期未還事件（建議挑空拍機與電動工具箱），徒手（用日曆算，不透過 AI）驗算：

1. 從《逾期未還清單》找出該資產的「預計歸還日」；
2. 用資料彙整基準日 2026/07/20 減去預計歸還日，數算實際經過幾天，確認跟 AI 輸出的「逾期天數」一致；
3. 再回頭追問一個流程面的問題：「碎紙機、發電機這兩筆調撥，如果總務課三個月後才回頭核對清冊，會發生什麼狀況？」（引導自己說出：清冊上還登記著舊的保管部門，萬一該部門要盤點或該資產故障報修，會找錯保管單位，甚至可能被誤認為「資產不見了」）。

目的：讓你實際體驗一次「AI 輸出的逾期天數，我自己也能徒手驗算」，同時建立「調撥紀錄沒有即時同步，會拖到多久以後才爆發問題」的流程風險意識——這正是本案要教的核心：多資料整理加工省下來的，不只是這次的 2 小時，還包括未來因為清冊過時而多花的排查時間。