1. 案例一頁摘要（30 秒速讀版）
這也不是一個要學員做判斷、下決策的案例，而是行政管理處財務部總務課每年都要做的例行工作：電梯、電扶梯、空調、消防、發電機、水塔清洗、電力設備檢測、無障礙昇降平台、冰水主機、飲水機，共 10 份保養合約，週期有每月、每季、每半年、每雙月、每年不等，到期日也各自不同，總務課同仁每年排年度保養計畫，要把 10 份合約全部翻過一遍、換算成逐月的保養行事曆，大約要花半天時間。這堂 demo 示範把 10 份合約重點摘要一次上傳，10 分鐘內產出「全年保養行事曆」「合約到期提醒清單」「廠商聯絡總表」「下月保養通知稿」四種成品。這個 demo 的重點不是資料異常判讀，資料本身乾淨一致，沒有埋任何錯誤梗——真正的挑戰是能不能正確把 10 種不同的保養週期換算成 12 個月份，並且從中自然抓出「哪幾份合約快到期了，要優先處理續約」。
2. 情境背景與量化錨點
情境：總務課手上的年度保養合約每年續約時間不同、保養週期也不同，過去排定「下一年度全館保養行事曆」的做法，是同仁一份一份合約翻，把週期換算成月份，抄到 Excel 上，再手動比對哪些合約快到期。合約愈多、週期愈雜，人工整理愈花時間，也愈容易漏抄某個月份。
量化錨點：
| 錨點 | 數字 | 資料來源 |
|---|---|---|
| ① 合約份數與週期種類 | 10 份年度保養合約，涵蓋每月、每季、每半年、每雙月、每年 5 種不同週期 | G6-14 |
| ② 人工 vs. AI 作業時間 | 總務課每年人工翻閱 10 份合約排出全年行事曆約需半天（約 4 小時）→ Codex／ChatGPT 上傳兩份檔案，約 10 分鐘內產出四種成品 | 投影片錨點（總務課工時估算） |
| ③ 一次產出成品數 | 一次跑完 4 種行政成品：全年保養行事曆、合約到期提醒清單、廠商聯絡總表、下月保養通知稿 | 投影片錨點 |
| ④ 到期提醒規模 | 以課程日 2026/07/22 起算，10 份合約中有 3 份於 60 天內到期，需優先安排續約評估 | 綜合 G6-14 比對結果（見第 6 節） |
3. 資料檔清單與每檔重點欄位說明
| 檔案 | 重點欄位 | 這份資料能回答什麼 |
|---|---|---|
G6-14_年度保養合約重點摘要.md | 廠商名稱、保養對象、保養週期、合約期間、合約到期日、年約金額、聯絡窗口 | 10 份合約各自的完整資訊，是排全年行事曆、抓到期合約、產出通知稿的唯一依據——沒有這份資料，AI 什麼都排不出來。 |
G6-15_通知稿格式範本.md | 通知稿固定格式、欄位說明、使用限制（金額不可外流） | 產出「下月保養通知稿」時的格式與內容限制依據——不是背景資料，是對外發文一定要照著走的規範。 |
4. 完整 Work Brief（與投影片一字不差）
「請完成《2026 年 8 月起全年保養排程與通知》： 1. 只用 G6-14、G6-15 兩份檔案。 2. 依 10 份合約各自的保養週期，換算出 2026/08–2027/07 逐月應執行的保養項目。 3. 以課程日 2026/07/22 為基準，標出 60 天內到期的合約，列入優先續約提醒。 4. 依 G6-15 格式，產出 2026 年 8 月（下月）保養通知稿。 5. 輸出全年保養行事曆＋合約到期提醒清單＋廠商聯絡總表＋3 行主管摘要；不得編造資料。」
5. 20 分鐘上機流程指引
0–5 分：交代 Brief
本段重點：
- 開場定調：總務課每年排全年保養計畫，最花時間的不是決定要不要保養，是把 10 份合約的不同週期換算成 12 個月份的行事曆——今天讓 AI 把這件苦差事 10 分鐘做完。
- 強調先讀通知稿格式範本：G6-15 不是隨便一封信的樣板，是總務課對外發文一定要照著走的固定格式，裡面還特別註明『年約金額不能出現在對外通知稿裡』——沒讀這份規範，AI 生出來的通知稿格式會亂跑，甚至可能把不該外流的金額寫進去給廠商看。
- 先釐清一個容易搞混的觀念：「合約到期日」跟「保養執行月份」是兩件不同的事——電梯合約 09/30 到期，不代表電梯只有 9 月才保養，電梯是每月都要保養，到期日只是「這份合約簽約期間結束、要續約」的時間點。
- 明確限定範圍：只能用 G6-14、G6-15 這 2 份，不得編造資料、不得自己估一個合約裡沒寫的續約金額。
補充說明：這份資料是課程模擬資料，廠商名稱、聯絡窗口、電話、金額均為虛構設計，不代表台茂真實廠商或真實合約——這不是台茂真實的保養合約，用途僅限於練習「多份合約整理成排程」的方法。
檢查點：是否分清楚「到期月」跟「保養執行月」
- 好答案的樣子：你能明確說出「這 10 份合約各有自己的保養週期，跟合約到期日是分開的兩件事，不能把兩者混為一談」。
5–14 分：執行彙整
本段重點：
- 把 2 份檔案一次上傳，再下指令，而不是分批問。
- 提問方式參考：不要問『合約什麼時候到期』，要問『請依 10 份合約各自的保養週期，換算出 2026 年 8 月到 2027 年 7 月逐月應執行的保養項目，並標出 60 天內到期的合約』。
- 留意檢查重點：
1. AI 有沒有把「無障礙昇降平台每雙月 1 次（單數月）」算成偶數月，或漏算成「每兩個月固定同一天」而非「單數月都要」； 2. AI 有沒有把「電梯」「電扶梯」「飲水機」這種每月都要保養的項目，誤植成「只在合約到期月才排一次」——這是本段最常見的翻車點（詳見第 7 節）。
檢查點：逐月項目數對不對得上
- 好答案的樣子：全年行事曆裡，每個月至少都有電梯、電扶梯、飲水機（每月週期項目），9 月、11 月、1 月、3 月因為同時碰上季度或半年週期，項目數會明顯比其他月份多。
14–20 分：主管修正
成品：全年保養行事曆＋合約到期提醒清單＋廠商聯絡總表＋下月保養通知稿＋3 行主管摘要
本段重點：
- 完成全年行事曆初稿後，主管會用「主管修正」的角度追問：
1. 「8 月要保養哪幾項？空調合約不是剛好 8/15 就到期了嗎？你的下月通知稿有沒有把續約提醒一起放進去？」——這是本段的核心追問，把「保養排程」跟「合約到期提醒」串起來看，而不是兩份成品各自獨立、互不相關。 2. 「通知稿裡有沒有不小心把年約金額寫進去？G6-15 明確說金額不能出現在對外通知稿。」
- 檢查廠商聯絡總表是否完整：10 份合約、10 個聯絡窗口，一個都不能少。
好答案長什麼樣：
- 全年保養行事曆：12 個月份逐一列出當月應執行的保養項目，電梯／電扶梯／飲水機每月都出現；
- 合約到期提醒清單：恰好 3 筆（空調 08/15、飲水機 08/31、無障礙昇降平台 09/15）；
- 下月（2026 年 8 月）保養通知稿：至少針對空調系統合約產出一份，內含「合約即將到期，請於本次保養時一併討論續約」的提醒句，且不含年約金額；
- 3 行主管摘要（例如）：「已排定 2026/08–2027/07 全年保養行事曆，涵蓋 10 份合約。其中 3 份合約於 60 天內到期（空調、飲水機、無障礙昇降平台），已優先列入續約提醒。8 月共排定電梯、電扶梯、空調、飲水機 4 項保養，已依格式發出空調保養暨續約提醒通知稿。」
6. 成品範例與驗收清單（完成後對照用）
(a) 全年保養行事曆（2026/08–2027/07，逐月總表）
| 月份 | 應執行保養項目 | 項目數 |
|---|---|---|
| 2026年8月 | 電梯、電扶梯、空調系統、飲水機 | 4 |
| 2026年9月 | 電梯、電扶梯、消防設備、無障礙昇降平台、冰水主機、飲水機 | 6 |
| 2026年10月 | 電梯、電扶梯、發電機、飲水機 | 4 |
| 2026年11月 | 電梯、電扶梯、空調系統、電力設備檢測、無障礙昇降平台、飲水機 | 6 |
| 2026年12月 | 電梯、電扶梯、冰水主機、飲水機 | 4 |
| 2027年1月 | 電梯、電扶梯、發電機、水塔清洗、無障礙昇降平台、飲水機 | 6 |
| 2027年2月 | 電梯、電扶梯、空調系統、飲水機 | 4 |
| 2027年3月 | 電梯、電扶梯、消防設備、無障礙昇降平台、冰水主機、飲水機 | 6 |
| 2027年4月 | 電梯、電扶梯、發電機、飲水機 | 4 |
| 2027年5月 | 電梯、電扶梯、空調系統、無障礙昇降平台、飲水機 | 5 |
| 2027年6月 | 電梯、電扶梯、冰水主機、飲水機 | 4 |
| 2027年7月 | 電梯、電扶梯、發電機、水塔清洗、無障礙昇降平台、飲水機 | 6 |
換算依據：電梯／電扶梯／飲水機每月 1 次；空調系統每季（2、5、8、11月）；消防設備每半年（3、9月）；發電機每季（1、4、7、10月）；水塔清洗每半年（1、7月）；電力設備檢測每年（11月）；無障礙昇降平台每雙月單數月（1、3、5、7、9、11月）；冰水主機每季（3、6、9、12月）。
(b) 合約到期提醒清單（以課程日 2026/07/22 起算 60 天內到期）
| 合約 | 到期日 | 距課程日天數 | 建議動作 |
|---|---|---|---|
| 空調系統保養合約 | 2026/08/15 | 24 天 | 立即啟動續約評估，8 月保養時一併與廠商討論 |
| 飲水機保養合約 | 2026/08/31 | 40 天 | 8 月中前完成續約評估 |
| 無障礙昇降平台保養合約 | 2026/09/15 | 55 天 | 8 月底前完成續約評估 |
(c) 廠商聯絡總表（內部使用，含金額）
| 保養項目 | 廠商名稱 | 聯絡窗口 | 電話 | 合約到期日 | 年約金額 |
|---|---|---|---|---|---|
| 電梯 | 高陞電梯工程股份有限公司 | 林技術經理 | 0912-345-601 | 2026/09/30 | NT$1,080,000 |
| 電扶梯 | 華揚電扶梯維護有限公司 | 郭副理 | 0912-345-602 | 2027/03/31 | NT$960,000 |
| 空調系統 | 冠品空調工程有限公司 | 張經理 | 0912-345-603 | 2026/08/15 | NT$1,450,000 |
| 消防設備 | 安固消防設備股份有限公司 | 黃技師 | 0912-345-604 | 2026/12/31 | NT$780,000 |
| 發電機 | 動力機電工程有限公司 | 許工程師 | 0912-345-605 | 2026/10/31 | NT$420,000 |
| 水塔清洗 | 潔淨水塔工程行 | 陳老闆 | 0912-345-606 | 2027/01/31 | NT$260,000 |
| 電力設備檢測 | 台電認證電機技師事務所 | 吳技師 | 0912-345-607 | 2026/11/30 | NT$550,000 |
| 無障礙昇降平台 | 安穩升降設備有限公司 | 邱經理 | 0912-345-608 | 2026/09/15 | NT$300,000 |
| 冰水主機 | 冷凍空調技術股份有限公司 | 蔡經理 | 0912-345-609 | 2027/02/28 | NT$680,000 |
| 飲水機 | 優質飲水設備有限公司 | 羅小姐 | 0912-345-610 | 2026/08/31 | NT$264,000 |
| 合計 | NT$6,744,000 |
(d) 下月（2026年8月）保養通知稿範例（挑最急迫的空調系統示範）
主旨：【台茂購物中心】2026 年 8 月份 空調系統 排定保養通知
張經理 您好：
依年度保養合約排程，2026 年 8 月份預定執行「空調系統」保養作業，相關資訊如下：
- 保養對象：全館中央空調系統（含各樓層空調箱、風管） - 保養週期：每季 1 次（2 月、5 月、8 月、11 月） - 預計執行月份：2026 年 8 月 - 合約期間：2025/08/16 – 2026/08/15 - 合約到期日：2026/08/15
本合約將於 2026/08/15 到期，麻煩於本次保養作業時一併討論續約事宜，或請貴公司提前備妥報價供總務課評估。
如有排程異動或需要協調現場配合事項，請提前與總務課聯繫，謝謝配合。
台茂購物中心 總務課 敬上
(e) 成果驗收清單
- 全年保養行事曆涵蓋 2026/08–2027/07 共 12 個月，每月項目與「換算依據」逐一核對相符
- 電梯、電扶梯、飲水機這 3 個每月週期項目，每個月都有出現，沒有被誤植成只在到期月才排
- 無障礙昇降平台正確排在單數月（1、3、5、7、9、11月），沒有算成偶數月或漏算
- 合約到期提醒清單恰好 3 筆（空調、飲水機、無障礙昇降平台），60 天內到期的判斷以課程日 2026/07/22 為基準
- 廠商聯絡總表涵蓋全部 10 份合約，10 個聯絡窗口一個都不少
- 下月（8 月）保養通知稿依 G6-15 格式產出，沒有把年約金額寫進對外通知稿
- 空調保養通知稿有把「合約即將到期、請一併討論續約」的提醒句放進去，沒有跟合約到期提醒清單脫節
- 3 行主管摘要含具體數字（10 份合約、3 份 60 天內到期、8 月 4 項保養）
7. 常見翻車點與修正方法
| 翻車點 | 症狀 | 修正提示 |
|---|---|---|
| 把「到期月」當成「保養執行月」 | AI 把電梯合約排程誤解成「只在 9 月到期那個月保養一次」，其餘 11 個月完全沒排電梯 | 「電梯是每月都要保養的，09/30 只是這份合約的到期日，跟保養執行月份是兩件事——你有沒有跟 AI 說清楚，週期是週期、到期日是到期日，不能混為一談？」 |
| 非每月週期換算錯誤 | 「無障礙昇降平台每雙月 1 次」被算成偶數月，或「每季」被算成剛好每 3 個月固定同一天而漏算真正的季度月份 | 「Brief 第 2 條要你『依各自的保養週期換算』——你有沒有逐份合約對照 G6-14 寫的『單數月：1、3、5、7、9、11月』，還是憑直覺自己猜『每兩個月』大概是哪幾個月？」 |
| 沒給通知稿格式範本，AI 自己亂編格式 | 只上傳 G6-14，沒給 G6-15，結果通知稿的欄位、用語每次產生都不一樣，甚至把年約金額寫進對外通知稿 | 「Brief 第 1 條要求兩份都要用——G6-15 不只是格式，還規定了『金額不能出現在對外通知稿』這種硬性限制，沒有這份規範，AI 當然什麼格式都可能生出來，包括不該外流的金額。」 |
| 到期提醒清單跟下月通知稿各自獨立、沒串起來 | 做出的到期提醒清單有列出空調合約即將到期，但下月保養通知稿裡完全沒提到續約的事 | 「8 月要保養的項目裡剛好有一項合約快到期，這兩份成品講的是同一件事——你的通知稿有沒有把『這次順便討論續約』這句話加進去？兩份成品要對得起來，不是各做各的。」 |
| AI 編造沒提供的資訊 | AI 自己在通知稿或聯絡總表裡編一個合約裡沒寫的續約報價、地址或其他細節 | 「Brief 第 5 條說『不得編造資料』——合約摘要裡沒寫的續約金額，AI 是不是自己估了一個數字？沒有的資訊要老實留白，或標註『請廠商提供報價供總務課評估』，不能自己編一個數字湊。」 |
8. 延伸練習
手動核對項目最多的月份，並討論到期日集中的排程風險
時間允許時，你可以任選 1–2 個月份（建議挑項目最多的 9 月或 1 月，各有 6 項保養），徒手（不透過 AI）對照 G6-14 逐份合約的保養週期，確認：
- 該月份「應該」出現哪些保養項目，是否與 AI 排出的全年行事曆一致；
- 有沒有漏算或多算的項目。
接著追問一個流程面的問題：「10 份合約的到期日目前分散在 2026 年 8 月到 2027 年 3 月之間，總務課下一步要不要考慮把到期日集中安排到同一個月份續約，方便每年一次處理，而不是全年分批緊盯？這樣做的好處與壞處各是什麼？」
目的：讓你實際體驗一次「AI 排出的全年行事曆，我自己也能徒手核對」，同時建立「合約到期日安排本身也是一種排程管理」的流程思維——這正是本案要教的核心：多資料整理加工省下來的不只是這次排程的半天工時，更是讓總務課有餘裕去思考「怎麼把下一年的合約管理設計得更省事」，而不是每年都重新手忙腳亂一次。