1. 案例一頁摘要（30 秒速讀版）
這是一個「流程自動化」示範，不是資料分析或判斷案例。情境是：每次快閃櫃或新櫃要進場，營業管理處營業部・零售課都要對照標準作業規範，逐項聯絡工務、行銷、財務、保全、清潔共 5 個單位，確認各自該在進場前幾天完成什麼——這件事人工做，等於要翻規範、算日期、一個一個發信或打電話確認，一輪下來約半天，中間只要漏聯絡一個單位，就可能導致某項準備沒做完，進場當天開天窗。本 demo 示範上傳「新快閃櫃進場資訊表」與「進撤櫃標準作業規範」兩份文件，10 分鐘讓 AI 一次產出三種成品：進場倒數 checklist（各單位任務／期限／負責人）、依日期排序的工程協調時程表、給 5 個單位各自的協辦通知函。這堂 demo 要考的不是「有沒有異常」，而是「AI 有沒有把日期回推算對、有沒有漏掉任何一個單位或任務項、通知函有沒有只給該單位看得懂、看得到的事」。
2. 情境背景與量化錨點
情境：依部門例行事件盤點，「品牌及快閃特賣規劃、招商／進撤櫃工程協調」佔零售課約 45% 工作量，是營業部最吃重的例行流程之一。每次進櫃案，營業部承辦人都要對照 SOP，一個單位一個單位確認時程、發送通知，人工排程加上發信約需半天。
量化錨點：
| 錨點 | 數字 | 資料來源 |
|---|---|---|
| ① 人工 vs. AI 排程耗時 | 人工逐一致電／發信確認 5 個單位時程約需 半天（約4小時） → AI 上傳 2 份文件後約 10 分鐘產出 checklist＋時程表＋5 份通知函 | 投影片錨點（營業部工時估算） |
| ② 涉及單位數 | 5 個單位：工務課、行銷企劃課、財務課、保全課、清潔課 | G2-15 |
| ③ 任務項目數 | 8 項任務（進場前 7 項＋退場後 1 項），前置作業由進場前 14 天到進場前 1 天不等 | G2-15 |
| ④ 距進場日天數 | 上機當下（課程日 2026/07/22）距進場日 2026/08/05 僅剩 14 天，其中「工務圖審」這項今天正好到期 | G2-14／G2-15 |
| ⑤ 成品產出比 | 1 份資訊表 × 1 份規範 × 1 份通知函範本 → 3 種成品（checklist、時程表、5 份通知函）一次生成 | 投影片錨點 |
3. 資料檔清單與每檔重點欄位說明
| 檔案 | 重點欄位 | 這份資料能回答什麼 |
|---|---|---|
G2-14_新快閃櫃進場資訊表.md | 品牌名稱、位置、進場／營業期間、坪數、裝修方式、用電需求、聯絡窗口 | 本案所有基本資訊，是產出 checklist 與通知函的唯一案例來源。 |
G2-15_進撤櫃標準作業規範.md | 各單位任務、前置天數規則、負責窗口 | 判斷每個單位該在進場前幾天完成什麼——這是整個排程作業的判準依據，不是背景資料。 |
G2-16_通知函格式範本.md | 收文單位／主旨／說明／協辦事項／聯絡窗口固定格式 | 5 份通知函的格式基準，確保結構一致、語氣正式，且各單位只收到跟自己相關的事項。 |
4. 完整 Work Brief（與投影片一字不差）
「請完成《莓好時光mini 快閃櫃進場行政作業包》： 1. 只用 G2-14 進場資訊表、G2-15 標準作業規範、G2-16 通知函格式範本。 2. 依 G2-15 規則，列出本案「進場倒數checklist」：各單位任務、應完成日期（以進場日回推）、負責窗口、是否已逾期或即將逾期（以今天2026/07/22為基準）。 3. 依checklist時間軸，整理成一份依日期排序的「工程協調時程表」。 4. 依 G2-16 格式，分別產出給工務課、行銷企劃課、財務課、保全課、清潔課的5份通知函，每份只列該單位需協辦事項。 5. 不得編造資料。」
5. 20 分鐘上機流程指引
0–5 分：交代 Brief
模擬資料聲明：本次上傳的快閃櫃品牌、聯絡窗口、聯絡電話均為課程模擬資料，不代表任何真實廠商或個人。
本段重點：
- 定調：這個 demo 是流程自動化，不是要你判斷什麼東西有沒有問題——重點是把「一個人要對5個單位、一個一個確認」的苦差事，變成一次輸入、一次產出3種成品。
- 明確限定範圍：只能用 G2-14、G2-15、G2-16 這 3 份，不得自己腦補規範沒寫的前置天數或聯絡方式。
- 請注意：進場日期是 2026/08/05，但「今天」是課程日 2026/07/22——所有天數都要用進場日往前回推，不是用今天往後推。
檢查點：是否把「今天」跟「進場日」搞混當回推基準
- 好答案的樣子：AI 產出的 checklist 裡，每一項的「應完成日期」都是用 2026/08/05 往前扣天數算出來的，只有在判斷「是否逾期」時，才會拿今天 2026/07/22 去跟應完成日期比較。
5–14 分：執行產出
本段重點：
- 請你一次把 3 份檔案上傳，再下 Brief，不要分批問。
- 請你確認以下重點：
1. 8 項任務有沒有全部列出來，尤其是退場後的現場點交這項最容易被漏掉（大家容易只想到「進場」，忘了「退場」也要排）； 2. 「工務課裝修圖面審查」這項的應完成日期算出來是不是 2026/07/22（正好是今天），AI 有沒有正確標出「已到期／需立即確認」； 3. 5 份通知函有沒有做到「每份只列該單位相關事項」，還是偷懶把整份 checklist 複製貼給每個單位。
檢查點：工務課的通知函有沒有正確整合它自己的4項任務
- 好答案的樣子：工務課一份通知函裡列出「圖面審查、電力評估、竣工查驗、退場點交」共4項任務，其他4個單位（行銷、財務、保全、清潔）各自的通知函只列1項，且完全不出現其他單位的任務內容。
14–20 分：主管修正
成品：進場倒數 checklist＋工程協調時程表＋5份單位通知函
本段重點：
- 檢查工務圖審這一項：應完成日期就是今天——如果現在還沒送審，來不來得及？你可以在 checklist 或通知函備註欄位加註提醒（例如「請立即聯繫工務課確認送審進度，如尚未送審請比照緊急案件加速處理」），而不是看到「今天到期」就放著不管。
- 檢查財務課通知函：保證金收款沒完成之前，工務課能不能發放行施工通知？請確認你理解 G2-15「收款未完成前不得核發放行施工通知」這條規則，通知函內容有沒有反映這個先後關係。
- 最後檢視時程表格式：是否依日期由近到遠排序清楚，方便承辦人一眼看出接下來最急的是哪一項。
好答案長什麼樣：
- Checklist 8 項任務、應完成日期、負責單位、狀態（正常／已到期／即將到期）欄位齊全；
- 時程表依日期排序，「今天到期」的工務圖審排在最前面並有明顯提醒；
- 5 份通知函語氣正式、格式一致，且都只包含該單位相關事項，工務課那份完整列出自己的4項任務。
6. 成品範例與驗收清單（完成後自我檢查）
(a) 進場倒數 checklist 全表
| # | 負責單位 | 任務 | 應完成日期 | 距進場日 | 狀態（以2026/07/22為基準） |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 工務課 | 裝修圖面審查完成 | 2026/07/22（三） | 進場前14天 | 今日到期，需立即確認送審進度 |
| 2 | 工務課 | 用電／用水需求評估與迴路確認 | 2026/07/26（日） | 進場前10天 | 尚未到期 |
| 3 | 行銷企劃課 | 確認中庭／公共空間檔期是否衝突 | 2026/07/29（三） | 進場前7天 | 尚未到期 |
| 4 | 保全課 | 施工人員通行證與廠商名單提送 | 2026/07/29（三） | 進場前7天 | 尚未到期 |
| 5 | 財務課 | 保證金／押金與首期租金收款確認 | 2026/07/31（五） | 進場前5天 | 尚未到期 |
| 6 | 清潔課 | 施工期間公共區域清潔動線安排 | 2026/08/02（日） | 進場前3天 | 尚未到期 |
| 7 | 工務課 | 竣工查驗、放行營業 | 2026/08/04（二） | 進場前1天 | 尚未到期 |
| 8 | 工務課 | 現場點交、恢復原狀確認 | 2026/08/21（五） | 營業結束（08/18）後3天內 | 尚未到期（營業期間事項，先預告） |
(b) 工程協調時程表（依日期排序，同 checklist 順序即為時程表順序，可直接視為時間軸呈現）
2026/07/22（今日）→ 07/26 → 07/29（行銷＋保全同日）→ 07/31 → 08/02 → 08/04 → 08/05（進場開幕）→ 08/18（結束營業）→ 08/21（點交完成）
(c) 5 份單位通知函全文
致工務課：
【收文單位】工務課
【主旨】莓好時光 mini 進場作業協辦通知
【說明】
1. 品牌與位置：莓好時光 mini（甜點快閃）／1F 中庭特販區 A 區
2. 進場日期／營業期間：2026/08/05～2026/08/18
3. 本次需貴單位協辦事項：
(1) 裝修圖面審查完成，期限 2026/07/22
(2) 用電／用水需求評估與迴路確認，期限 2026/07/26
(3) 竣工查驗、放行營業，期限 2026/08/04
(4) 營業期間結束後現場點交、恢復原狀確認，期限 2026/08/21
4. 完成期限：請依各項期限分別完成，項目(1)已到今日期限
【聯絡窗口】營業部招商組 王專員
【備註】項目(1)裝修圖面審查已到今日期限，請優先處理並回覆目前送審進度致行銷企劃課：
【收文單位】行銷企劃課
【主旨】莓好時光 mini 進場作業協辦通知
【說明】
1. 品牌與位置：莓好時光 mini（甜點快閃）／1F 中庭特販區 A 區
2. 進場日期／營業期間：2026/08/05～2026/08/18
3. 本次需貴單位協辦事項：確認1F中庭特販區於本檔期是否與其他行銷活動之檔期或動線互相衝突
4. 完成期限：2026/07/29
【聯絡窗口】營業部招商組 王專員
【備註】無致保全課：
【收文單位】保全課
【主旨】莓好時光 mini 進場作業協辦通知
【說明】
1. 品牌與位置：莓好時光 mini（甜點快閃）／1F 中庭特販區 A 區
2. 進場日期／營業期間：2026/08/05～2026/08/18
3. 本次需貴單位協辦事項：請提送施工人員通行證申請與廠商名單
4. 完成期限：2026/07/29
【聯絡窗口】營業部招商組 王專員
【備註】未於期限前提送名單者，施工當日恕無法放行入場致財務課：
【收文單位】財務課
【主旨】莓好時光 mini 進場作業協辦通知
【說明】
1. 品牌與位置：莓好時光 mini（甜點快閃）／1F 中庭特販區 A 區
2. 進場日期／營業期間：2026/08/05～2026/08/18
3. 本次需貴單位協辦事項：確認保證金／押金與首期租金收款完成
4. 完成期限：2026/07/31
【聯絡窗口】營業部招商組 王專員
【備註】收款確認完成後方能由工務課核發放行施工通知致清潔課：
【收文單位】清潔課
【主旨】莓好時光 mini 進場作業協辦通知
【說明】
1. 品牌與位置：莓好時光 mini（甜點快閃）／1F 中庭特販區 A 區
2. 進場日期／營業期間：2026/08/05～2026/08/18
3. 本次需貴單位協辦事項：安排施工期間公共區域清潔動線，避免與施工廢料動線衝突
4. 完成期限：2026/08/02
【聯絡窗口】營業部招商組 王專員
【備註】無(d) 逐項驗收清單
- Checklist 是否列出完整 8 項任務，沒有漏掉「退場後現場點交」這項
- 所有應完成日期是否都以「進場日 2026/08/05」往前回推計算，而非用今天往後推
- 是否正確標出「工務課裝修圖面審查」的應完成日期正好是今天 2026/07/22，並標註「已到期／需立即確認」
- 時程表是否依日期由近到遠排序，方便一眼看出最急的項目
- 5 份通知函是否語氣正式，符合
G2-16固定格式（收文單位／主旨／說明／協辦事項／聯絡窗口） - 工務課通知函是否完整列出自己的 4 項任務，其他4份通知函是否各自只列1項、沒有夾帶其他單位的事項
- 財務課／工務課通知函是否反映「收款確認完成後才能核發放行施工通知」的先後關係
- 是否有編造 G2-14／G2-15 未提供的資訊（例如自己捏造的坪數、聯絡電話、前置天數）
7. 常見翻車點與修正方法
| 翻車點 | 症狀 | 修正提示 |
|---|---|---|
| 用「今天」往後推算天數，而不是用「進場日」往前回推 | 應完成日期全部算錯，例如把「進場前14天」算成「今天+14天」 | 「Brief 第2條說了『以進場日回推』——進場日是08/05，14天前的意思是08/05往前數14天，不是從今天往後推14天，你這樣算出來的日期全部是錯的，請重算一次。」 |
| 漏掉退場後的點交任務 | Checklist只有進場前的7項，沒有列退場後的現場點交 | 「G2-15第二部分明明有寫『退場後作業規則』，你只做了進場前的checklist——這件事不是進場完就結束，退場後3天內還要點交恢復原狀，這項也要排進去。」 |
| 通知函把整份checklist塞給每個單位 | 5份通知函內容一模一樣，每個單位都收到全部8項任務 | 「G2-15第四點跟G2-16都寫了『每個單位只需收到與自己相關的任務』——財務課只要看到收款這一項就好，你把工務課的圖審進度也塞給財務課，會讓對方搞不清楚自己到底該做什麼。」 |
| 沒有標記「今天到期」的緊急項目 | Checklist把8項全部標成「正常」，沒有特別提醒工務圖審今天就是最後期限 | 「你有沒有拿今天2026/07/22去跟每一項的應完成日期比對？工務圖審這項算出來剛好就是今天，這是本案最急的一項，你的checklist要能讓承辦人一眼看出『這項要馬上處理』，不能全部用同一種『正常』帶過。」 |
| 通知函格式跑掉，變成口語化訊息 | 通知函寫成類似LINE訊息的口氣，沒有依G2-16的固定欄位結構 | 「G2-16規定通知函要有【收文單位】【主旨】【說明】【聯絡窗口】固定格式，這是要正式發文的，不是內部群組聊天，請照格式重新產出。」 |
8. 延伸練習
徒手驗算日期回推，確認今天正好是工務圖審的最後期限
時間允許時，你可以不透過 AI，自己拿計算機或手指頭算日期，驗證 checklist 產出的日期是否正確：
- 從
G2-14找出進場日 2026/08/05； - 依
G2-15「工務課裝修圖面審查，進場前14天」這條規則，自己扣算 08/05 往前14天，確認算出來是不是 2026/07/22（也就是今天）； - 討論：如果工務圖審真的拖到今天才送，圖審本身需要審核時間，會不會連帶影響後面「電力評估」「竣工查驗」的時程？這種上游延誤對下游任務的連鎖影響，是 checklist 最重要的價值——不是列出8個日期就結束，而是要能看出哪一項一旦delay，會拖累後面哪些項目。
目的：讓你實際體驗一次「AI 算出來的日期，我自己也能徒手驗算」，同時體會進場行政作業「前置天數環環相扣」的特性——這也是為什麼漏一項、拖一項，就可能導致整批時程往後推、甚至開天窗的原因。